Nghiệp vụ Kho

1. Danh sách Nhập - Xuất/List of imported and exported products

1.1. Bảng Danh sách nhập xuất

Trong phần Nghiệp vụ/ Major của phân hệ Easy Store Vị trí thứ nhất sẽ là quản lý Bảng danh sách xuất nhập kho, trong ảnh ví dụ trên là những Danh sách Phiếu xuất/nhập đã được lưu trên hệ thống. Các thông tin trong bảng bao gồm:

• ID: Hệ thống tự sinh

• Số phiếu: Hệ thống tự sinh

• Kho: Xuất từ kho nào, nhập vào kho nào

• Tên phiếu: Tên phiếu do hệ thống tự sinh

• Số lượng sản phẩm: Số lượng sản phẩm trong từng phiếu Xuất/ Nhập kho

• Tổng số sản phẩm: Tổng số sản phẩm trong từng phiếu Xuất/ Nhập kho

• Tổng tiền: Số tiền phát sinh trong hành động Xuất/ Nhập kho

• Chứng từ liên quan: Là những chứng từ Thu, Chi tự động sinh ra trong quá trình Xuất nhập kho (Click vào chứng từ để dẫn đến chứng từ gốc)

• Khách hàng: Là tên khách hàng trong đơn hàng bán, Click vào tên khách hàng để dẫn sang CRM khách hàng đó

• Nhà cung cấp: Là tên nhà cung cấp trong hành động nhập kho

• Ngày tạo phiếu: Được sinh tự động căn cứ vào thời điểm bán hàng hoặc nhập kho (mua hàng)

• Người tạo phiếu: Là tên nhân sự khởi tạo hành động nhập kho hoặc nhân viên bán hàng

• Quản lý: Hành động Xem, Cập nhật, Xóa phiếu

Sử dụng bộ lọc nhanh để lọc nhanh các dạng phiếu (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) cũng như tìm kiếm nhanh theo từ khóa trong ô Search

Click để gọi ra bộ Lọc theo: Cơ sở, Kho, Nhà cung cấp và Khoảng thời gian lập phiếu

Bạn cũng có thể Click để Download Bảng danh sách phiếu nhập xuất về theo định dạng Excel, Lưu ý, dữ liệu Download về sẽ là dữ liệu sau hành động lọc.

1.2. Thêm mới Phiếu nhập kho

Click để thêm mới Phiếu nhập kho

Ở màn hình Nhập sản phẩm/Imported Product vui lòng chọn sản phẩm trong ô input sản phẩm, sản phẩm sẽ tự động được lưu tạm vào màn hình phía dưới. Vui lòng cập nhật số lượng sản phẩm cần nhập. Trong hình ảnh minh họa phía trên, tại dòng thứ nhất chúng tôi nhập sản phẩm như sau:

• Mã sản phẩm: BALO

• Tên sản phẩm: Balo

• Số lượng: 400

• Danh mục: Balo

• Màu: Đỏ

• Kích thước: L

• Đơn vị: Cái

• Gía nhập: 300.000/ 1 cái

• Gía xuất dự kiến: 400.000Vnđ/ 1 cái

Như vậy, ta đã hoàn thành việc thêm sản phẩm vào phiếu nhập.

Ở màn hình Thông tin nhận hàng/Goods receipt information (Sidebar bên phải) bao gồm các trường thông tin:

• Cơ sở: Chọn Cơ sở/ Chi nhánh nhập hàng

• Kho: Chọn kho hàng nhập vào

• Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp trong hệ thống

• Ngày nhập kho: Chọn ngày nhập kho, mặc định bằng ngày hiện tại

• Tổng tiền: Tổng số tiền phải thanh toán cho phiếu nhập

• Phương thức thanh toán trước: Số tiền đã thanh toán

• Tiền còn thiếu: Số tiền còn lại phải trả

• Mô tả: Điền mô tả

• Tag: Gắn thẻ Tag cho đơn mua hàng.

Lưu ý, tại trường nhập Payment menthods khi các bạn Click chữ Payment menthods (màu xanh), hệ thống sẽ gọi ra popup phương thức thanh toán

Tại đây, bạn có thể lựa chọn

• Phương thức thanh toán bằng Tiền mặt, ví đặt cọc, quẹt thẻ.

• Tại input reference bạn nhập các thông tin tham chiếu (ví dụ số thẻ Visa, số tài khoản thanh toán) để có thể đối soát.

• Điền số tiền thanh toán vào input Amount/số tiền

sau đó nhấn Lưu.

Trong hình ví dụ ở trên, tổng giá trị đơn hàng 120.000.000Vnđ, đã thanh toán 30.000.000Vnđ, còn nợ lại 90.000.000Vnđ.

Ấn Tạo biên lai để hoàn thành việc nhập hàng

Lưu ý: Trong trường hợp thanh toán một phần phiếu nhập kho. Hệ thống sẽ sinh ra 01 phiếu chi(đã thanh toán) và 01 phiếu chi (công nợ). Theo ví dụ trên thì hệ thống sẽ ghi nhận 1 phiếu chi 30.000.000Vnđ (đã thanh toán) và 01 phiếu chi 90.000.000Vnđ (công nợ).

Bạn cũng có thể Click Icon tại cột quản lý (ngoài cùng bên phải) để có hành động:

• Xem và in:

1.3. Cập nhật:

• Trong trường hợp hóa đơn của phiếu nhập kho đã được thanh toán sẽ không được cập nhật phiếu nhập kho.

• Không được phép thay đổi số lượng/giá tiền của sản phẩm nếu đã tạo phiếu nhập kho

• Hóa đơn đã liên kết phải chuyển về trạng thái chưa thanh toán thì mới có thể cập nhật/xóa phiếu

• Nếu sản phẩm đã xuất kho (đã bán) thì không được thay đổi phiếu nhập kho nữa

1.4. Xóa:

• Trong trường hợp hóa đơn của phiếu nhập kho đã được thanh toán thì sẽ không xóa được phiếu.

2. Danh sách Phiếu Kiểm Kho/List of inventory checklist

2.1. Bảng danh sách phiếu kiểm kho

Trong phần Nghiệp vụ/ Major của phân hệ Easy Store Vị trí thứ hai sẽ là quản lý Bảng danh sách phiếu kiểm kho, trong ảnh ví dụ trên là những Danh sách Phiếu kiểm đã được lưu trên hệ thống. Các thông tin trong bảng bao gồm:

• ID: Mã số phiếu kiểm kho

• Tên: Tên phiếu kiểm kho do hệ thống tự sinh

• Địa điểm: Tên cơ sở

• Kho: Tên kho

• Ngày lập phiếu: Thời gian lập phiếu tại thời điểm lập do hệ thống tự sinh

• Người lập phiếu: Hệ thống tự lưu lại tên người lập phiếu tại thời điểm lập

• Quản lý: Hành động Xem/ Xóa phiếu

2.2. Thêm mới

Click để gọi ra Dialog tạo mới Phiếu kiểm kho

Trong bảng Thông tin kiểm tra hàng hóa/ Information of goods check vui lòng lựa chọn các trường thông tin:

• Cơ sở: Chỉ được phép chọn 1 cơ sở/ phiếu kiểm kho

• Kho: Chọn 1 hoặc nhiều kho trong 1 cơ sở

• Danh mục sản phẩm: Chọn 1 hoặc nhiều danh mục hàng hóa

Trong bảng Danh sách sản phẩm/List of products vui lòng chọn sản phẩm bạn muốn kiểm, bạn có thể chọn Tất cả/ All nếu muốn.

Sau đó ấn Lưu để hoàn tất việc lập phiếu kiểm kho

Bạn có thể Xem và in/ Xóa phiếu ở cột Quản lý ngoài cùng bên phải

Lưu ý: Nên lập phiếu kiểm kho hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần để biết số lượng tồn kho cụ thể, từ đó đưu ra các quyết định nhập kho chính xác nhất. Đồng thời nên chặn quyền xóa phiếu kiểm kho, tránh trường hợp có hành động xóa không kiểm soát, dẫn đến rỗng phiếu gây khó khăn cho các hoạt động đối soát cuối kỳ

3. Danh sách hàng tồn kho/Inventory list

3.1: Bảng danh sách hàng tồn kho

Trong phần Nghiệp vụ/ Major của phân hệ Easy Store Vị trí thứ ba sẽ là quản lý Bảng danh sách hàng tồn kho, trong ảnh ví dụ trên là những Danh sách hàng tồn kho đã được lưu trên hệ thống. Các thông tin trong bảng bao gồm:

• ID: Số hệ thống tự sinh

• Loại phiếu: Chỉ rõ phiếu nhập

• Kho: Tên kho

• Tên sản phẩm: Tên sản phẩm còn tồn

• Danh mục: Tên danh mục sản phẩm

• Còn tồn trong kho: Số lượng sản phẩm còn tồn trong kho

• Số lượng nhập: Hệ thống có thể đo lường được hàng nhập từ phiếu nhập nào

• Gía nhập: Chi phí đã bỏ ra cho việc nhập sản phẩm còn tồn

• Tổng tiền nhập: Tổng chi phí đã bỏ ra cho việc nhập kho

3.2. Bộ lọc

Click icon để gọi ra bộ lọc

Lựa chọn các trường thông tin phù hợp và nhấn để áp dụng bộ lọc

Bạn cũng có thể download danh sách hàng tồn kho bằng cách ấn nút . Lưu ý danh sách tải xuống là danh sách dữ liệu sau khi đã áp dụng bộ lọc

4. Danh sách sản phẩm/Product management

4.1. Bảng danh sách sản phẩm

Trong phần Nghiệp vụ/ Major của phân hệ Easy Store Vị trí thứ tư sẽ là quản lý Bảng danh sách sản phẩm, trong ảnh ví dụ trên là những Danh sách sản phẩm đã được lưu trên hệ thống. Các thông tin trong bảng bao gồm:

• Mã sản phẩm

• Tên sản phẩm

• Danh mục

• Đơn vị

• Kích cỡ

• Màu sắc

• Quản lý: Hành động Cập nhật/ Xóa

4.2. Thêm mới sản phẩm

Click Để thêm mới sản phẩm, sau hành động Click, hệ thống sẽ trả ra Popup thêm mới sản phẩm

Nhập mã sản phẩm, tên, danh mục, đơn vị, kích thước, màu sắc, có thể thêm mô tả sản phẩm và ấn Lưu

Áp dụng tương tự với hành động Sửa

4.3. Xóa

Cần cân nhắc trước những hành động Xóa, có thể ảnh hưởng đến việc hiển thị Tên sản phẩm trong các Đơn hàng đã bán trước thời điểm xóa