Quản lý Thu chi
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Trong phần Nghiệp vụ/ Major của phân hệ Easy Finance. Vị trí thứ nhất sẽ là Bảng danh sách Thu Chi, trong ảnh ví dụ trên là những Danh sách Phiếu Thu/ Chi đã được tạo ra trên hệ thống. Các thông tin trong bảng bao gồm:
Số hóa đơn: Số hệ thống tự sinh theo trật tự từ nhỏ đến lớn trong quá trình lập phiếu
Số kết toán: Số hệ thống tự sinh theo trật tự từ nhỏ đến lớn. Chỉ xuất hiện khi quá trình chuyển trạng thái Chứng từ Thu/ Chi từ Chưa thanh toán sang Đã thanh toán
Tên: Tên Chứng từ (Tên khách hàng)
Số tiền: Tổng số tiền được ghi trong Chứng từ được lập
Mô tả: Mô tả do người lập phiếu ghi lại trong quá trình lập phiếu hoặc do hệ thống tự sinh (nếu )
Trạng thái: Bao gồm 3 trạng thái:
Chưa thanh toán: Mặc định khi chứng từ vừa được lập, chưa có hành động thanh toán
Đã thanh toán: Khi khách hàng có hành động thanh toán, thu ngân/ kế toán có trách nhiệm chuyển Chứng từ sang trạng thái Đã thanh toán
Đã xác nhận: Khi nhận bàn giao/chốt sổ kế toán hàng ngày, người có trách nhiệm (Giám đốc/ Thủ quỹ) được ban lãnh đạo phân quyền sẽ có trách nhiệm chuyển đổi chứng từ sang trạng thái Đã xác nhận.
Ngày tạo: Hệ thống tự động ngày chứng từ được tạo ra
Đã cập nhật: Ghi nhật thời gian cập nhật/ xác nhận Phiếu (ngày, giờ, phút, giây)
Được tạo bởi: Tên người tạo phiếu được lấy tự động thông qua ID người tạo phiếu
Quản lý: Hành động Xem/ Sửa/ Xóa
Sử dụng bộ lọc nhanh để lọc Phiếu Thu/ Chi theo trạng thái (Tất cả, Chưa thanh toán, Đã thanh toán, Đã xác nhận) , Sử dụng ô Tìm kiếm (theo từ khóa) để tìm kiếm phiếu Thu/ Chi
Click Áp dụng để lọc.
Lưu ý: Bạn có thể In hàng loạt Phiếu thu chi bằng hành động Check nhiều checkbox -> In. Sẽ rất hữu ích, tiết kiệm được rất nhiều thời gian in ấn.
Được Xem nhưng không được In: Trong trường hợp phiếu Thu/ Chi ở trạng thái Chưa thanh toán (nghĩa là chừng từ mới được lập chứ chưa có hành động trả tiền từ khách hàng) hệ thống sẽ chặn quyền In, đây là tính năng rất hữu ích, tránh được tình trạng gian lận, in phiếu khống.
Sửa: Chỉ được phép Sửa khi Phiếu Thu/ Chi ở trạng thái Chưa Thanh toán, trong những trường hợp khác, cần Người có quyền Chuyển trạng thái chuyển Phiếu thu chi về trạng thái Chưa thanh toán để cập nhật. Đây là tính năng rất hữu ích, tránh được tình trạng gian lận, sửa chứng từ, ngăn chặn thất thoát và làm sai lệch số liệu Tài chính.
Xóa: Chỉ những Người/ Nhóm vai trò có quyền Xóa thì mới được phép Xóa phiếu Thu chi. Sẽ Ẩn hành động Xóa Phiếu Thu/ Chi với những Người/ Nhóm vai trò Không có quyền này. Đây là tính năng rất hữu ích, tránh được tình trạng Xóa chứng từ không kiểm soát, ngăn chặn thất thoát và làm sai lệch số liệu Tài chính.
a. Thông tin hóa đơn: Điền các thông tin vào các trường nhập
Cơ sở: Tên địa điểm/ Cơ sở/ Chi nhánh lập chứng từ
Tên: Tên khách hàng
Định khoản: Căn cứ vào luật Kế toán, bạn cần Định khoản chính xác để tránh nhầm lẫn sai sót trong đối soát Bảng cân đối Kế toán (Ví dụ: 111 - Tiền mặt , 131 - Phải thu của khách hàng). Hệ thống đã thiết lập sẵn các Danh mục định khoản kế toán, bạn cần chọn lựa và nhập chính xác
Chọn lớp: Chọn lớp học liên quan đến Chứng từ
Chọn lịch: Lịch học sẽ được gọi ra căn cứ Lớp học. (Lưu ý: Nếu lịch học của Lớp chưa được thiết lập, Input này sẽ không tìm được Lịch)
Tham chiếu thanh toán: Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng phương thức chuyển khoản, bạn nên lưu lại dữ liệu tham chiếu (Ví dụ: Số tài khoản của khách hàng) để tiện cho việc đối soát chứng từ
Chọn chiến dịch: Nếu bạn đã thiết lập chiến dịch trước đó, bạn nên gán chiến dịch vào Chứng từ Thu/ Chi để tiện cho các hoạt động đối soát, báo cáo kết quả kinh doanh
Chọn hình thức thanh toán:
Tiền mặt: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Ví đặt cọc: Trường hợp khách hàng muốn toàn bộ số tiền được cộng vào ví đặt cọc
Chuyển khoản: Nếu khách hàng áp dụng trường hợp chuyển khoản, vui lòng nhập thêm dữ liệu tham chiếu
Quẹt thẻ: Nếu khách hàng áp dụng trường hợp quẹt thẻ, vui lòng nhập thêm dữ liệu tham chiếu (Ví dụ: Số thẻ) để tiện cho việc đối soát
Chọn ngân hàng: Chọn ngân hàng nhận (Danh sách ngân hàng đã được cấu hình trước trong Cấu hình - Cấu hình chung - Tab Resources)
Danh mục chứng từ: Vui lòng chọn Danh mục chứng từ phù hợp, ( Cần thiết cho việc lập Báo cáo Tài chính)
Học phí: Chọn gói học phí phù hợp, hệ thống sẽ tự động lấy ra Số tiền của gói học phí đã được cấu hình trước đó (bạn không cần phải nhớ và gõ từng số nữa)
Người thực hiện: Gán người thực hiện (Ví dụ Nhân viên Kinh doanh chốt hợp đồng liên quan đến Chứng từ này). Việc gán người thực hiện nhằm tính toán đúng Hoa hồng (hoa hồng trên đơn hàng) cho người thực hiện đó
Ngày tạo: Mặc định là ngày lập phiếu. Với Người/ Nhóm vai trò có Quyền cập nhật ngày tạo mới được cập nhật trường thông tin này về Qúa khứ
Mô tả: Điền các thông tin mô tả nhằm lưu lại ghi nhớ giao dịch
b. Thông tin thanh toán: Điều chỉnh các tham số nếu cần thiết
Số tiền: Kiểm tra lại số tiền xem đã chính xác chưa, điều chỉnh nếu thấy cần thiết
Giảm trừ: Click Giảm trừ để thêm các thông tin giảm trừ, khuyến mãi nếu có. Hệ thống sẽ gọi ra Popup giảm trừ/ khuyến mãi
Tại Popup này, bạn có thể lựa chọn các gói khuyến mãi đã được cấu hình trước đó ( trong phân hệ Easy Oder - Cấu hình - Discount / Surcharge) hoặc điền trực tiếp Số tiền/ % Giảm trừ/ khuyến mãi theo mong muốn. Click Áp dụng để ghi nhận gói giảm trừ. Hoặc Click Thêm để thêm nhiều Gói giảm trừ khác nhau trên một Chứng từ
Phụ thu: Hành động tương tự Giảm trừ
Số tiền cần thu: Kiểm tra lại tính chính xác tại trường thông tin này
Số tiền đã thu: Số tiền khách hàng đã thanh toán trong quá trình lập phiếu
Số tiền còn thiếu: Trong trường hợp khách hàng thanh toán 1 phần.
Ngày phải trả: Điều chỉnh ngày phải trả theo như quy định của Doanh nghiệp hoặc theo quá trình đàm phán với khách hàng
Nợ xấu: Chuyển trạng thái Chứng từ thành nợ xấu (nếu xác định đây là khoản nợ khó đòi/ không đòi được khách hàng)
Click Lưu để hoàn thành việc lập Phiếu thu mới
Lưu ý:
Nếu trong Input Số tiền đã thu được bỏ trống (nghĩa là Phiếu thu mới được lập, khách hàng chưa thanh toán) Thì Phiếu thu sẽ được lập ở trạng thái Chưa thanh toán
Nếu trong Input Số tiền đã thu < (Nhỏ hơn) Số tiền cần thu thì hệ thống sẽ sinh ra 2 phiếu thu, trong đó.
Phiếu thu với Số tiền đã thu sẽ ở trạng thái Đã thanh toán
Phiếu thu với Số tiền còn thiếu sẽ ở trạng thái Chưa thanh toán và Danh sách các Phiếu thu này sẽ xuất hiện trong Bảng Công nợ Phải thu (Quản lý Công nợ)
Nếu trong Input Số tiền đã thu > (Lớn hơn) Số tiền cần thu thì hệ thống sẽ tự tính ra Số tiền thừa trả lại khách.
Sử dụng để tìm kiếm sâu các Phiếu Thu/ Chi theo Cơ sở, Loại phiếu, Danh mục, Lớp, Người thu tiền, Người xác nhận, Người thực hiện.
Bạn cũng có thể Click để Download Bảng danh sách phiếu Thu/ Chi về theo định dạng Excel, Lưu ý, dữ liệu Download về sẽ là dữ liệu sau hành động lọc.
Bạn cũng có thể sử dụng Checkbox để thực hiện các Hành động In phiếu, Chuyển đổi trạng thái Chứng từ, Gán người thực hiện, Gán lớp học, lịch học hoặc xóa hàng loạt Phiếu Thu/ Chi (Cần được phân quyền)
Click để Tạo phiếu Thu/ Chi thủ công.
