Quản lý Lịch học

I. Lịch học

1. Calendar

Trong phần Nghiệp vụ của phân hệ Easy Eaducation. Vị trí thứ hai sẽ là Lịch, tại Calendar, bạn có thể theo dõi Lịch dạy/ lịch học của tất cả các Lớp học hoặc tiết học của cá nhân (kiểu 1:1)

Có nhiều dạng view, bạn có thể đổi các dạng View theo Tháng, Tuần, Giáo viên/ Tuần, Giáo viên/ Ngày, hoặc cũng có thể truy vấn theo Phòng.

Tại bộ lọc Bạn có thể lọc lịch theo Cơ sở, giáo viên hoặc Lớp

2. Thêm mới theo Class Mode

Click Button hoặc Click vào khoảng trống bất kỳ để thêm mới Lịch học, hệ thống sẽ gọi ra Drawer Thêm mới

2.1. Step 1 - Mode:

Vui lòng lựa chọn

• Class Mode: Trong trường hợp bạn chạy Lịch cho Lớp học

Sau đó Click Next để tiếp tục chạy lịch

Class Mode

2.2. Step 2 - Schedule

Bạn vui lòng điền Thông tin Cơ sở

Gọi Tên Lớp tại Input Class, trong trường hợp chưa Tạo Lớp học trước đó, bạn có thể Thêm mới Lớp học hoặc Tạo nhanh 1 Lớp bằng cách Click Icon , hệ thống sẽ gọi Popup Thêm mới Lớp nhanh

Sau khi chọn Lớp học, Hệ thống sẽ tự gợi ý Tên Lịch = Tên Lớp

Chọn Khóa học, hệ thống sẽ tự gợi ý các dữ liệu

• Chương trình học

• Số buổi dự kiến

• Cách trừ học phí của học sinh

• Khuyến mãi, phụ thu giảm trừ

nếu bạn đã khai báo các thông tin trên khi Tạo mới Lớp học, bạn cũng có thể điều chỉnh lại các thông tin sao cho phù hợp với thời điểm chạy lịch

Click Next để sang bước kế tiếp

2.3. Step 3 - Teacher and Time:

Click vào khoảng trống bất kỳ hoặc click Button Create để hệ thống gọi Popup Thêm Giáo viên và Thời gian vào Lịch

Tại Popup này, bạn có thể điền các thông tin

• Ngày bắt đầu (Hệ thống mặc đinh gợi ý bằng ngày hiện tại)

• Kết thúc sau/ kết thúc vào:

  • Kết thúc sau (Lịch sẽ kết thúc sau bao nhiêu buổi -> Số tiền tương ứng theo hóa đơn) : Hệ thống gợi ý theo số buổi kết thúc đã được cấu hình từ trước tại Thêm Lớp học, (bạn có thể điều chỉnh số liệu này) nếu muốn -

  • Kết thúc vào: Hệ thống sẽ hiển thị định dạng ngày, (bạn có thể điều chỉnh ngày kết thúc lịch học)

• Chọn Phòng

• Thứ trong tuần

• Giờ bắt đầu tiết học

• Giờ kết thúc tiết học

Click button nếu muốn lịch học chạy nhiều ngày trong tuần hoặc nhiều lịch trong ngày

Chọn Giáo viên (Có thể thêm nhiều giáo viên trong 1 tiết học)

Điền thông tin Lương cho giáo viên tùy theo vai trò trong Lịch học. Trong hình minh họa ở trên Giáo viên lương = 200k, trợ giảng = 100k.

Lưu ý trong trường hợp chọn 2 giáo viên trong 1 tiết học, bạn có thể chọn các kiểu tham gia vào lớp học ở Input Period/ khoảng thời gian. Sẽ có các kiểu sau:

• Tất cả: Giáo viên tham gia vào tất cả các lịch học trong chu kỳ, từ đầu tiết đến cuối tiết

• Thứ: Nếu có 2 buổi trong tuần, có thể sắp xếp giáo viên dạy vào thứ nào

Hoặc trong 1 tiết dạy, giáo viên có thể tham gia vào khoảng thời gian nào, Ví dụ Lịch học chạy vào Thứ 3 và Thứ 5 lúc 6:20 đến 7:20 AM, giáo viên có thể tham gia giảng dạy chỉ vào thứ 5, và chỉ dạy từ 6:20 đến 7:00 (Tính năng này rất hữu ích cho việc chèn các giáo viên dự giờ, trợ giảng hoặc giáo viên nước ngoài tham gia linh hoạt vào tiết học)

• Lặp: Giáo viên tham gia theo kiểu chu kỳ lặp

Ví dụ chu kỳ giáo viên dạy cách buổi, chỉ dạy vào buổi 1, 3, 5, 7... Bạn hoàn toàn có thể chọn chu kỳ linh hoạt theo bất cứ dạng nào. Ở hình minh họa trên, chu kỳ lặp = 3 buổi, giáo viên sẽ chỉ xuất hiện trong chu kỳ lẻ, cách buổi. Và trong từng buổi giáo viên cũng sẽ được lựa chọn tham gia theo khoảng thời gian.Trong hình trên, Nhân sự Trợ giảng ở

• Buổi 1 sẽ tham gia từ đầu tiết đến phút thứ 30 của tiết học

• Buổi 3 sẽ tham gia từ phút 30 đến phút 60 của tiết học

Cấu hình ngày: Đây cũng là tính năng đặc biệt chỉ có trên Easy Edu, đó là ngoài chu kỳ Lịch cố định bạn hoàn toàn có thể:

• Bao gồm ngày: Bao gồm những ngày ngoài chu kỳ. (Ví dụ chu kỳ cố định của lịch là thứ 3, thứ 5, nhưng học sinh phụ huynh lại mong muốn có 1 ngày ngoài chu kỳ đó)

Bạn có thể thêm nhiều ngày ngoài chu kỳ cố định, tuy nhiên nên để dành tính năng này trong những trường hợp bắt buộc. Còn trong trường hợp bình thường, bạn nên sắp xếp chu kỳ lịch ổn định cho giáo viên, học sinh đi vào nề nếp

• Loại trừ ngày: Bạn có thể loại trừ khoảng ngày, Lịch sẽ không chạy trong khoảng thời gian bạn loại trừ (Ví dụ trong trường hợp Nhà trường đi du lịch đột xuất trong 1 khoảng thời gian, bạn hoàn toàn có thể khai thác tính năng này để chạy lịch vẫn đảm bảo số tiết theo quy định - Lịch sẽ được đẩy dồn xuống cuối chu kỳ)

Trong hình minh họa trên, tôi đã loại trừ khoảng thời gian từ 23/8/2021 đến 26/8/2021. Trong khoảng thời gian này, lịch sẽ được loại trừ và được đẩy lui xuống cuối chu kỳ.

Click Lưu để thêm mới Lịch

Bạn có thể kiểm tra lại lịch ở Calendar Preview trước khi chuyển tiếp sang bước 4.

2.4. Step 4 - Student:

Hệ thống sẽ gọi ra danh sách học sinh bạn đã thêm vào Lớp học trước đó, bạn cũng có thể thêm mới học sinh ngay tại màn hình này.

Lưu ý: Bạn có thể điều chỉnh các dữ liệu:

• Phụ phí/ Giảm trừ: Các khoản thu thêm (Xem cấu hình Phụ thu/ giảm trừ)

• Ngày kết thúc: (Ví dụ Trường hợp ghép thêm học viên vào lớp khi Lịch học đã được chạy, hoặc học sinh học thêm, chỉ đăng ký học 10 buổi trong khi cả chu kỳ Lịch là 30 buổi)

• Chu kỳ:

  • Tất cả

  • Thứ: Chỉ học thứ trong tuần

  • Buổi chẵn: Chỉ học các buổi chẵn trong chu kỳ Lịch (Ví dụ buổi 2, 4, 6, 8...)

  • Buổi lẻ: Chỉ học các buổi lẻ trong chu kỳ Lịch (ví dụ buổi 1, 3, 5, 7, 9, 11....)

cho từng học viên

Đây cũng là tính năng chỉ có trên Easy Edu Platform, sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu cho dù phức tạp, linh hoạt nhất của bất cứ mô hình đào tạo nào

Sau khi hoàn thành bước 4, vui lòng Click Next để Tạo lịch

2.5. Review:

Bạn có thể xem lại các thông tin Lịch học 1 lần nữa để đảm bảo Lịch học được sắp xếp đúng theo yêu cầu

3. Thêm mới theo Student Mode

3.1. Step 1 - Mode

Vui lòng lựa chọn

• Student Mode: Trong trường hợp bạn chạy lịch cho học viên (Thường áp dụng cho mô hình 1:1, gia sư)

Sau đó Click Next để tiếp tục chạy lịch

3.2. Step 2 - Schedule

Vui lòng điền thông tin Học sinh. Hệ thống sẽ tự gợi ý Tiêu đề lịch học = Tên học sinh

Chọn các thông tin Khóa học, Chương trình học, Cách trừ học phí, Khuyến mãi, phụ phí theo mong muốn

Click Next để sang Step 3

Từ Step 3, cách chạy Lịch giống như Class Mode

4.Lưu ý:

Nếu bạn đã và đang điều hành 1 trung tâm Đào tạo, chắc chắn bạn sẽ hiểu sự cần thiết của việc sắp xếp giờ dạy linh hoạt cho Giáo viên Quan trọng đến mức nào, đặc biệt trong bối cảnh đại dịch Covid-19 đang hoành hành, việc sắp xếp lịch linh hoạt cho giáo viên là vô cùng quan trong. Chính vì vậy, có thể nói, các tính năng Sắp xếp Lịch học vô cùng linh hoạt của Easy Edu Platform là vô cùng cần thiết. Đồng thời, đây cũng có thể nói là Phân hệ làm nên Thương hiệu Easy Edu. Chúng tôi tự hào với những giải pháp mà chúng tôi dành cho các bạn, giúp các bạn có thể Dễ dàng vận hành bất cứ mô hình đào tạo. Là người bạn đồng hành đáng tin cậy của Nhà trường, Doanh nghiệp giáo dục, trung tâm đào tạo

II. Cập nhật Lịch học

1. Kéo thả Lịch

Tại màn hình Calendar, bạn có thể Click vào Lịch học bất kỳ, kéo sang vị trí mới để thả Lịch, hệ thống sẽ gọi ra Popup hỏi bạn muốn:

• Chỉ thay đổi 1 buổi: Chỉ thay đổi 1 buổi đã chọn (Thường hay áp dụng trong trường hợp giáo viên hoãn lịch đổi ngày dạy)

• Thay đổi các buổi kế tiếp: Tính từ thời điểm thay đổi, các buổi kế tiếp cũng được cập nhật lại chu kỳ

Lưu ý:

• Tại View Calendar theo Tháng: Khi kéo thả bạn sẽ chỉ chuyển được Ngày của Lịch học, các dữ liệu về giáo viên, giờ dạy sẽ được giữ nguyên

• Tại View Calendar theo Tuần: Khi kéo thả bạn sẽ chuyển được Ngày và Giờ của Lịch học, các dữ liệu về Giáo viên sẽ được giữ nguyên

• Tại View Calendar theo Giáo viên Ngày: Khi kéo thả bạn sẽ chuyển được Giờ và Giáo viên, các dữ liệu về Ngày sẽ được giữ nguyên (Thường hay áp dụng trong trường hợp giáo viên dạy thay, dạy hộ và đổi giờ tiết học)

Tại View Giáo viên Tuần/ Phòng: Không được phép kéo thả

2. Thông tin lớp học

Click Icon Hệ thống sẽ gọi ra Popup Thông tin Lớp học.

Tại đây bạn có thể xem nhanh các thông số về lớp học như Địa điểm, Giáo viên, Học viên, Tên lớp, Phòng học, Chương trình học, Lịch học

Class Detail: Dẫn sang chi tiết Lớp học

Lesson Detail (Chi tiết bài học): Dẫn sang thay đổi chi tiết Lịch học

Bạn có thể xem lại, Cập nhật lại cả Chu kỳ Lịch tại đây. Tuy nhiên nên hạn chế cập nhật, có thể sẽ ảnh hưởng đến các lịch và các thông số Lịch đã tồn tại trong quá khứ của hệ thống

3. Đánh giá giáo viên

Trong để xem/ đánh giá giáo viên trong tiết học. Bạn click "Đánh giá giáo viên"

Click box chọn giáo viên bạn muốn đánh giá. Lựa chọn các Reaction/ Sao, Nhập các thông tin tiêu đề nội dung, đánh giá -> Cập nhật

Lưu ý: Quyền xem đánh giá giáo viên chỉ nên áp dụng cho quản lý, hiệu trưởng. Hệ thống sẽ hiển thị ra những đánh giá nhận xét của học sinh/ phụ huynh đã đánh giá tiết học

4. Xóa Lịch học

Click Icon Hệ thống sẽ gọi ra Popup hỏi muốn xóa theo các Case:

Vui lòng lựa chọn phương án theo mong muốn.

• Chỉ xóa một buổi: Xóa một buổi bạn đang lựa chọn

• Xóa các buổi kế tiếp: Xóa từ buổi bạn đang lựa chọn đến các buổi tiếp theo của lịch học

• Xóa tất cả: Xóa tất cả lịch học

Lưu ý: Cân nhắc kỹ hành động xóa, sẽ không thể khôi phục những dữ liệu Lịch đã xóa trên hệ thống

5. Giao bài tập

Click icon -> Click "Hành động" -> Chọn "Giao bài tập"

Lựa chọn nội dung Bài tập về nhà, Bài học, Giáo trình, Bài kiểm tra

Click Check box để chọn nội dung phù hợp - > Cập nhật

Lưu ý: Đây là cách giao bài tập thủ công theo từng tiết học, nếu bạn đã cấu hình đầy đủ Chương trình học gán với Lớp học, lịch học từ trước thì hệ thống sẽ tự động giao bài tập cho học viên theo cấu hình đó, bạn không cần sử dụng hành động Giao bài tập này

• Bạn muốn thêm nội dung bài học bổ sung mới bất kỳ mà không có trước trong chương trình học. Vui lòng chọn "Thêm nội dung" để lựa chọn thêm giáo trình/bài học/bài tập về nhà mới phát sinh thêm trong quá trình dạy và học.

• Lựa chọn "Xóa bài học" nếu muốn xóa bài học ra khỏi chương trình lớp học.

6. Điểm danh nhanh

Tại màn hình Calendar, bạn Click vào 1 lịch học bất kỳ, hệ thống sẽ hiện ra chi tiết thông tin lớp học

Click Icon để hệ thống gọi ra Popup điểm danh nhanh

Click trạng thái "Điểm danh" học viên cần điểm danh, lựa chọn các trạng thái điểm danh -> Update

Hoặc click chọn nhiều check box để điểm danh cùng lúc nhiều học viên

7. Nhận xét học viên

Click check box học viên cần nhận xét -> click "Hành động" -> click "Đánh giá học viên"

Lựa chọn các Reaction/ Sao, Nhập các thông tin tiêu đề nội dung, đánh giá -> Thêm mới -> Cập nhật

8. Cập nhật Học viên

Click để hệ thống hiển thị chi tiết danh sách học viên.

Tại đây, bạn có thể Thêm học viên vào lớp bằng cách click "Hành động" -> click "Thêm học viên"

Trong trường hợp học viên chưa tồn tại trên hệ thống, bạn có thể thêm nhanh học viên bằng cách Click "Hành động" -> Click "Tạo học viên mới"

Điền các thông tin học viên vào Form và Clik Lưu -> Học viên sẽ được thêm mới vào lớp học

Trong Popup Cập nhật học viên, bạn có thể Cập nhật các thông tin

• Cách trừ học phí: Xem Cách trừ học phí

• Giảm trừ, Phụ thu: Thay đổi, Loại bỏ các gói giảm trừ mặc định

• Kết thúc sau: Áp dụng trong trường hợp cần điều chỉnh ngày kết thúc kỳ học của học viên.

• Chu kỳ: Cập nhật chu kỳ cho học viên

• Thông báo: Gửi thông báo Cập nhật đến học viên

• Hóa đơn tự động: Bật tắt hóa đơn tự động (Nên áp dụng với những học viên được ghép thêm vào Lớp, Lịch và chưa thu học phí)

Click Lưu: Hệ thống sẽ hỏi cập nhật một buổi hay các buổi kế tiếp. Nếu chọn 1 buổi, Các thông số sẽ chỉ được cập nhật cho tiết học đó, Nếu chọn các buổi kế tiếp thì các thông số sẽ được áp dụng cho các tiết học tính từ thời điểm cập nhật.

Ví dụ: Lớp A có Lịch học 20 buổi, học đến buổi thứ 3 thì ghép học viên B vào lịch. Học viên B muốn học đủ 20 buổi, thì bạn điều chỉnh số buổi kết thúc của học viên B = 20. Như vậy, chu kỳ lịch sẽ tự động được kéo dài thành 23 buổi. Trong đó 2 buổi đầu chưa có học viên B, Từ buổi 3 có học viên B, Từ buổi 21 đến buổi 23 chỉ có học viên B (các học viên khác đã kết khóa)

9. Cập nhật 1 buổi

Vui lòng Click vào icon , hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết Cập nhật 1 buổi học.

Trong trường hợp bạn chuyển đổi từ buổi học Offline -> Online hoặc chuyển đổi Server học Online. Vui lòng lựa chọn 1 trong các Server:

• Easy Learning (1 trong 2 Server Online của Easy Edu, Xem tại Cấu hình Hệ thống)

• Zoom: Paste Link Zoom

• Skype: Skype Account

Cập nhật Phòng học: Chuyển phòng học theo ý muốn

Cập nhật ngày: Tiết học sẽ được chuyển đến ngày được chỉ định mới

Cập nhật giờ: Tiết học sẽ được chuyển đến giờ được chỉ định mới

Cập nhật Giáo viên: Bạn có thể Thêm, Thay đổi giáo viên, trợ giảng trong tiết học cũng như thay đổi gói lương cho phù hợp với vai trò được chỉ định (Thường hay áp dụng trong trường hợp giáo viên dạy thay, dạy hộ, dự giờ)

Click Cập nhật -> Cập nhật chỉ 1 buổi để hoàn thành việc cập nhật tiết học

10. Cập nhật Chu kỳ lịch

Click icon để tiến hành Cập nhật chu kỳ lịch. Hệ thống sẽ gọi ra thông tin chi tiết

Tại đây, bạn có thể chọn ngày bắt đầu để áp dụng chu kỳ mới

Bạn cũng có thể cập nhật Phòng học, Ngày giờ, Thêm buổi vào chu kỳ, Thêm, thay đổi giáo viên trong chu kỳ.

Đồng thời có thể sử dụng tính năng Bao gồm ngày, Loại trừ ngày cho chu kỳ mới.

Click Cập nhật -> Cập nhật các buổi kế tiếp